Как научиться распределять рабочую нагрузку

Если вы умеете правильно распределять рабочую нагрузку, то всегда выполняете все дела вовремя. Важно научиться выделять приоритетные задачи, а не тратить время впустую. Перечитайте свой список дел, возможно пора внести коррективы.

Для того чтобы проанализировать текущую нагрузку, вам необходимо видеть все задания по работе. Напишите список дел, которые собираетесь выполнить сегодня. Если такого перечня перед вашими глазами не будет, вы не сможете понять, что необходимо сделать, и когда следует переходить к выполнению определенной задачи. Попробуйте для начала написать список без какой-либо системы. Затем уже вы сможете проанализировать и упорядочить все дела.

Перечитайте свой список, уделяйте внимание каждому пункту. Подумайте, насколько для вас важно выполнение того или иного дела, может быть некоторые задачи вы решите вовсе вычеркнуть. Скорее всего, найдутся такие задания, выполнение которых лучше доверить другим людям. Быть продуктивным – не значит взять на себя всю нагрузку. Иногда правильным решением становится делегировать некоторые задачи.

Составьте рейтинг оставшихся дел. Подумайте, какие задачи следует отнести к срочным, а какие окажутся второстепенными. Проставьте цифру напротив каждого задания. Конечно, высшие баллы получат самые актуальные задачи. Продумайте этот момент тщательно. Иногда, задача может быть простой и незначительной. Однако выполнить ее необходимо, для того чтобы завершить остальные ваши проекты.

Учитывайте свой биоритм. Если с утра вы не готовы выполнять трудные задачи, начните с простых. А уже днем или вечером, перейдете к более серьезным. Учите, что после отпуска или продолжительных выходных, вы, скорее всего, не сможете работать в прежнем ритме. Поэтому, не стоит ожидать от себя максимальной продуктивности в эти периоды.

Чередуйте задания, в зависимости от их типа. Когда вы меняете деятельность, то позволяете себе отдохнуть от определенного вида работы. Например, после того как вы поработали над нужным и сложным отчетом, стоит перейти к какому-то творческому заданию. Можно составить презентацию или созвониться с партнерами. Таким образом, вы не будете воспринимать свою деятельность как рутинную работу, но заметите все разнообразие вашей профессиональной сферы.

Если ваша работа вас не устраивает, поищите другую.

Планируйте свою деятельность. Важно составлять планы не только на день, но также на неделю и даже год. Видение общей картины, позволяет вам правильно распределять нагрузку. Возможно, в определенное время года у вас появляется очень много дел. Благодаря планированию, вы сможете распределить задачи и разгрузить самые тяжелые периоды, хотя бы частично.

Если вы – начальник, то вам следует справедливо распределять нагрузку между подчиненными, таким образом, чтобы все коллеги выполняли равное количество задач. Каждый человек, в любом случае, выполнит какую-то работу лучше, а с другой, может не справиться. Распределяйте задачи между сотрудниками, согласно их способности. Однако следите за тем, чтобы на пару человек не легла большая часть всех обязанностей. Все должно быть справедливо. Если сотрудников не хватает, найдите новых сотрудников.